Csoport szabályzat

Általános csoportok
Regisztrált szobák, regopok és/vagy megaopok és általuk felkért segítők alkotják. Minden csoportnak rendelkeznie kell egy megbízott vezetővel, aki a csoport ügyeiért felel és elkészíti a tevékenységek beosztását.

Gyalogló csoport
Nagy gyaloglós szobák csoportja.
A csoporthoz tartozó szobákban a főszobaopok vizsgálják ki a panaszos ügyeket. Az operátorok fel- és lekerüléséről a főszobaop dönt az operátorok szavazatai alapján.

Habostorta csoport
Külső site-ok szobái. Ezekkel a szobákkal kapcsolatos minden ügyben a site tulajdonosa vagy képviselője dönthet.

A programokkal kapcsolatos általános szabályok.

• Programokat szervezni csak és kizárólag csoporthoz tartozó szobában lehet.
• Az eseményeket csak a csoporthoz tartozó koordinátor szervezheti, segíteni azonban jöhet más is.
• Egy időpontban maximum 2, azaz kettő olyan esemény kezdődhet a chaten, amely ticker vagy körüzenet küldését igyénli, de lehetőség szerint kerüljük el az ilyen eseteket.
• Ticker vagy körüzenet nélkül több esemény is kezdődhet egy időben.
• Az események kezdetei fél óránkénti eltolódásban követhetik egymást, ahogyan azt a calendar rögzíteni engedi.
• Az eseményeket vagy programokat legalább egy héttel előre be kell jelenteni. Ezt ugyan ellenőrizni nem tudjuk, de mindenkinek a saját érdeke, hogy az időpontot időben le tudja foglalni és meg tudja hirdetni.
• Rendszeres, egy hétnél gyakrabban ismétlődő eseményeket csak az első alkalommal kell külön bejelenteni, de a calendarban ugyanúgy egyenként be kell jelölni.
• Csak a komolynak tűnő és érdeklődésre számottartó események szervezését fogadjuk el a szobáktól és azt az esemény súlyának megfelelő mértékben hirdessük meg.
• A meghirdetés módjai lehetnek:
  • blogbejegyzés (chattémák, ez kötelező is).
  • blogbejegyzés (címoldal ill. chatbelépő oldal)
  • topicba kiírás.
  • bemutatkozó szövegbe kiírás.
  • bannerhirdetés (erre majd kitalálok valamit).
  • külön link felvétele a belépő oldalra vagy a Gyalogló menüpontok közé (külön egyeztetéssel, még nincs kidolgozva)
  • egy ticker vagy körüzenet küldése az esemény kezdete előtt 5-10 perccel.
  • egy ticker vagy körüzenet küldése az esemény kezdetekor.
  • szobapirosítás
• Összesen csak 2 ticker (a tickerküldések között minimum 30 percnek el kell telnie) vagy 1 körüzenet küldhető eseményenként.
• Egy eseményhez nem küldhető ticker és körüzenet egyszerre.
• A csoport tagjainak segítenie kell a szobát az esemény lebonyolításában (elsősorban a moderálásra gondolok), ha előre kérik.
• Az eseményért a meghirdető csoporttag a felelős. Neki kell ügyelnie rá, hogy az történjék, amit meghirdettek, ne legyen balhé, ne hívjanak álvendéget. Ha fennáll a gyanú, akkor ezeket meg kell előzni.
• Nagyobb híresség, magasbeosztású politikus vagy szaktekintély meghívása esetén a Habostortánál a marketinges kollégákkal is egyeztetni kell.
• Szponzor bevonása vagy szponzoráció igénylése esetén (pl. helyszín, nyeremények biztosítása) szintén a marketinges kollégákat előzetesen meg kell keresni.
• Az eseményekről beszámolót kell készíteni, amit a csoport blogjában kell közzétenni.
  • A beszámolót bármelyik csoporttag készítheti. Akár külön nem regop tagot is felvehet a csoport szerkesztői joggal, aki ezeket elkészíti.
  • A nem rendszeres eseményekről egyenként kell beszámolót készíteni. Ha a szobaoldalra részletes cikk, blogbejegyzés készül, akkor elegendő azt belinkelni.
  • A rendszeresen ismétlődőekről pedig havonként egy összefoglalót. (hányan voltak, kik vettek részt, eredményesség, problémák, stb.)
• Minden eseményt be kell jegyezni a calendarba.
  A bejegyzéseknek kötelezően így kell kinézniük:
  
  • Title: zárójelben az esemény betűkódokkal jelölt tulajdonságai, utánna a szobanév pontosan.
    A betűkódok:
    
    • k: körüzenet
    • t: ticker
    • p: pirosítás
    • v: vendég
    • j: játék
    • később még bővítjük.
    Példa: (p,t,v) Aréna
    jelentése: vendég meghívása szobapirosítással és tickerküldéssel az Aréna szobában
  • Description:
    Itt pontokba szedve szerepelni kell:
    
    • az esemény rövid leírásának
    • a szervezők neveinek
    • a segítők neveinek (ha vannak)
  • A calendar bejegyzésnek pontosan a tervezett időpontnak megfelelő helyen kell lennie és a hossza is egyezzen meg az esemény tervezett hosszával.

A programszervezés menete.

1. Az esemény előtt egy héttel megírjuk a listára. Itt lehetőség van megvitatni az időpontot és az eseménnyel kapcsolatos egyéb dolgokat. Pl. ha valamelyik szoba meg akarja hívni Győzikét egy nyilvános chatelésre, akkor szólok, hogy ez kamu, ugyanis ő még soha nem jött el egyetlen egy alkalomra sem, hiába ígérte meg a menedzsere.
2. Ha nem érkezik kifogás és az időpont szabad, akkor beírjuk a calendarba az időpontot.
3. Ha az esemény igényli, akkor felvesszük a kapcsolatot a habostorta marketinggel.
4. Megírjuk a meghirdető blogbejegyzést.
5. Az esemény kezdete előtt 5-10 perccel pirosítjuk a szobát (ha kell) és tickert vagy körüzenetet küldünk (ha kell).
6. Az esemény kezdetekor szintén tickert vagy körüzenetet küldünk ha kell.
7. Levezetjük az eseményt.
8. Levesszük a pirosítást.
9. Megírjuk vagy iratjuk a beszámolót vagy cikket és elhelyezzük a blogban.

 

Nyilvántartás vezetése a Google Docs-ban
Itt minden csoportnak egy nyilvántartást kell vezetnie a csoport dolgairól. http://docs.google.com Szintén a gmailes  emaillel kell bejelentkezni.
Sok mindent lehet itt tárolni, de én csak egy táblázatot várok. Ezt a táblázatot meg kell osztani az én fenti címemmel és a csoportnak azon tagjaival, akiknek van valamilyen dolga vele.
A táblázatnak tartalmaznia kell:

• egy munkalapot amelyen a csoporthoz tartozó szobák és a látogatottsági adataik vannak felsorolva havi bontásban. Az adatokat a http://chats.gyaloglo.hu/szobaido/ címről kell venni. (átlagos létszám oszlop) Itt mindig csak az elmúlt hónapok adatai véglegesek, az aktuális hónap éjfélkor frissül.
  Ezt a munkalapot minden hónap első napjaiban kell frissíteni.
• erről a munkalapról egy grafikont.
• szobánként további egy-egy munkalapot, amely minden szobáról tartalmazza a következő adatokat:
  • szoba neve
  • alapítás időpontja
  • csoporthoz tartozás kezdete
  • a főszobaop vagy képviselő nickje és elérhetősége
  • operátorok listája, amely tartalmazza
    • op nickje
    • rendes neve
    • emailcíme
    • felopolás időpontja
    • rövid jellemzés
  • szoba rövid jellemzése (látogatottság, tevékenység, hangulat, stb.)
  • egy lista a szobában történt rendkívüli eseményekről (balhék, deopolások, nagyobb rendezvények)
    Ez a lista tartalmazza az események:
    • időpontját
    • résztvevők nickjét
    • az eset rövid ismertetését vagy indoklását

Az első 2 munkalapot hó elején kell frissíteni, a szobák egyenkénti munkalapját napi szinten kell aktualizálni.
Itt más dokumentumokat is létrehozhattok, de én kérni csak ezt az egyet fogom.

Ez így soknak tűnik egyszerre, de hó elején csak szobánként egy számot kell bemásolni a statisztikához (kb. 5 perc)
és ritkán opoláskor vagy deopoláskor, nagyobb viták vagy események alkalmával a szobák egyedi munkalapját. (esetenként max 2 perc.)
Ez a nyilvántartás nem csak nekem kell, hanem nektek is jól jön a szobák kezeléséhez és a csoport együttműködéséhez.

Év végéig biztosan ezt a google docs-t fogjuk használni. Ha beválik, akkor maradunk is ennél, ha nem akkor vagy áttérünk valami irodai programra vagy pedig saját webes nyilvántartást készítünk.


Havi beszámoló

Ha elkészült a fenti táblázat hó eleji frissítése a csoportból valaki ír egy szöveges beszámolót az előző hónapról.

• a csoporthoz került új szobák listája
• a látogatottságról egy pár mondatos összefoglaló a statisztika alapján, ami a táblázatba került.
  Pl.: "Az elmúlt hónapban a csoport szobáinak összlátogatottsága gyengén növekedett. A csoportban K szoba növekedett a legjobban, viszont L és M szobák csökkentek."
• a látogatottságról egy grafikon.
• az eseményekről, programokról, egy pár mondatos összefoglaló.
  Pl.: "A hónap során N szobában 5 vetélkedőt tartottunk. A résztvevők száma 25-30 körül volt alkalmanként. 20-án O szobában vendégül láttuk X híres énekesnőt, legtöbb 40 chatelő részvételével. Y és bandája egy alkalommal floodolásával zavarni próbálta a rendezvényt, de sikeresen megakadályoztuk. Más rendkívüli nem történt."
• Az elmúlt hónapban felmerült panaszok, hibák, kérések listája.
• Ötletek, javaslatok.
• Azoknak a szobáknak a listája indoklással, amelyektől a csoport meg kíván válni.